Tytuł: Ile czasu ma pracodawca na rozliczenie delegacji? Sprawdź, zanim stracisz!
Data publikacji: 15 maja 2025
Data aktualizacji: 15 maja 2025
Autor: Michał Krawczyński
Rozliczenie delegacji – kiedy, jak i na jakich zasadach?
Delegacje służbowe to codzienność w wielu firmach. Pracownik wykonuje obowiązki poza miejscem stałego zatrudnienia, a pracodawca ma obowiązek pokryć koszty związane z podróżą. Ale ile dokładnie ma czasu na rozliczenie delegacji? Co grozi, jeśli nie rozliczy jej w terminie? Czy istnieją przepisy, które chronią pracownika w tej kwestii?
W tym artykule znajdziesz odpowiedzi na te pytania i dowiesz się:
- Jakie są terminy rozliczania delegacji służbowej?
- Co musi zawierać poprawnie przygotowane rozliczenie?
- Jakie obowiązki ma pracodawca w tym zakresie?
- Jakie prawa ma pracownik?
Czytaj dalej, aby dowiedzieć się więcej o obowiązkach i terminach, które mogą mieć realny wpływ na Twoje finanse.
Spis treści
- Czym jest delegacja służbowa i kto ją rozlicza?
- Ile czasu ma pracownik na złożenie rozliczenia?
- Ile czasu ma pracodawca na rozliczenie delegacji?
- Co powinno zawierać rozliczenie delegacji?
- Jak wygląda procedura rozliczenia delegacji?
- Czy pracodawca może odmówić zwrotu kosztów?
- Konsekwencje opóźnienia rozliczenia delegacji
- Podsumowanie i rekomendacje dla pracowników
Czym jest delegacja służbowa i kto ją rozlicza?
Delegacja służbowa to polecenie wyjazdu pracownika poza miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub stałe miejsce pracy, w celu wykonania określonych zadań.
Obowiązek rozliczenia delegacji spoczywa zarówno na pracowniku (który dostarcza dokumenty i rachunki), jak i pracodawcy (który dokonuje weryfikacji i wypłaty zwrotu kosztów).
Ile czasu ma pracownik na złożenie rozliczenia?
Zgodnie z § 5 ust. 3 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r., pracownik powinien złożyć rozliczenie delegacji w terminie 14 dni od dnia zakończenia podróży służbowej.
Należy dołączyć:
- bilety, faktury, paragony,
- opłaty za noclegi i przejazdy,
- inne uzasadnione wydatki służbowe.
Ile czasu ma pracodawca na rozliczenie delegacji?
Choć przepisy nie wskazują jednoznacznego terminu dla pracodawcy, przyjęło się, że:
- zwrot kosztów powinien nastąpić niezwłocznie, czyli w możliwie najkrótszym czasie od momentu złożenia dokumentów przez pracownika,
- najczęściej jest to od 7 do 14 dni roboczych – zgodnie z polityką firmy.
Brak zwrotu w rozsądnym czasie może być podstawą do roszczeń pracownika, np. w przypadku opóźnienia wypłaty kosztów poniesionych z własnych środków.
Co powinno zawierać rozliczenie delegacji?
Rozliczenie delegacji powinno być kompletne i zawierać:
- cel i miejsce podróży,
- czas rozpoczęcia i zakończenia delegacji,
- zestawienie wydatków,
- załączniki (rachunki, bilety, faktury),
- podpis pracownika oraz akceptację przełożonego.
Jak wygląda procedura rozliczenia delegacji?
- Zgłoszenie wyjazdu – delegacja zatwierdzona przez przełożonego.
- Dokumentowanie wydatków – podczas podróży pracownik zbiera rachunki.
- Złożenie rozliczenia – maksymalnie 14 dni po powrocie.
- Weryfikacja przez dział księgowy lub HR.
- Zwrot kosztów – na konto lub gotówką.
Czy pracodawca może odmówić zwrotu kosztów?
Tak, ale tylko w uzasadnionych przypadkach, np.:
- jeśli koszt nie był związany z obowiązkami służbowymi,
- jeśli dokumenty są nieczytelne lub nieprawidłowe,
- jeśli wydatki są zawyżone lub niezgodne z polityką firmy.
W praktyce jednak najczęściej w takich sytuacjach pracodawca prosi o korektę rozliczenia, nie odrzuca go całkowicie.
Konsekwencje opóźnienia rozliczenia delegacji
Dla pracownika:
- Utrata prawa do zwrotu (jeśli przekroczy 14 dni i nie uzasadni zwłoki),
- Możliwe potrącenia z wynagrodzenia (jeśli firma wcześniej wypłaciła zaliczkę).
Dla pracodawcy:
- Zarzut naruszenia praw pracowniczych,
- Odpowiedzialność finansowa za opóźnienia,
- Złe relacje z pracownikiem i osłabienie zaufania.
Podsumowanie i rekomendacje dla pracowników
- Pracownik ma 14 dni na złożenie rozliczenia – warto to zrobić jak najszybciej.
- Pracodawca powinien rozliczyć delegację niezwłocznie, w ciągu kilku dni.
- Warto gromadzić wszystkie rachunki i prowadzić listę wydatków.
- Pracownik ma prawo domagać się zwrotu poniesionych kosztów – zgodnie z przepisami.
Zachowanie terminów i kompletność dokumentacji pozwala uniknąć nieporozumień oraz zapewnia szybki zwrot kosztów delegacji.