Co to jest CRBR? Najprostsze wytłumaczenie rejestru krok po kroku

Tytuł: Co to jest CRBR – prosty przewodnik. Zgłoś dane teraz!

Autor: Marta Krajewska
Data publikacji: 22 sierpnia 2025
Ostatnia aktualizacja: 22 sierpnia 2025

Jeśli prowadzisz spółkę lub organizację z KRS, masz obowiązek wskazać beneficjentów rzeczywistych i na bieżąco aktualizować ich dane w CRBR. Zgłoszenie odbywa się online – bez opłat – i wymaga podpisu kwalifikowanego lub profilu zaufanego. Za spóźnienie albo błędy grozi kara nawet do 1 000 000 zł. podatki.gov.plGov.plsip.lex.plprawo.pl

W tym artykule:

• najprościej wyjaśniam, czym jest CRBR i po co powstał;
• kto dokładnie podlega zgłoszeniu (z przykładami i wyjątkami);
• jakie dane trzeba wpisać i skąd je wziąć;
• jak w 10 minut zrobić zgłoszenie krok po kroku;
• terminy, aktualizacje, najczęstsze błędy i kary;
• FAQ i praktyczna checklista „na odhaczenie”.
  Czytaj więcej…

Spis treści:

• Czym jest CRBR – sens i podstawa prawna
• Kto musi zgłosić się do CRBR
• Kto jest beneficjentem rzeczywistym (definicja + próg 25%)
• Jakie dane zgłasza się do CRBR
• CRBR krok po kroku – instrukcja zgłoszenia online
• Terminy, aktualizacje i kto składa zgłoszenie
• Kary i ryzyka za niezgodność
• Najczęstsze błędy i jak ich uniknąć
• FAQ: krótkie odpowiedzi na trudne pytania
• Checklisty do wdrożenia w firmie

---

Czym jest CRBR – sens i podstawa prawna

CRBR (Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych) to prowadzony przez Ministra Finansów publiczny rejestr zawierający informacje o osobach fizycznych sprawujących faktyczną kontrolę nad podmiotami z KRS. Rejestr działa elektronicznie, jest powszechnie dostępny i bezpłatny. Podstawę prawną stanowi ustawa z 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (tzw. ustawa AML). Gov.pl

Dostęp do rejestru i formularzy zgłoszeniowych znajdziesz na oficjalnym portalu crbr.podatki.gov.pl (sekcje: Wyszukaj / Utwórz zgłoszenie). crbr.podatki.gov.pl

Uwaga na zmiany dostępu: w 2025 r. pojawiały się zapowiedzi ograniczenia „pełnej jawności” CRBR dla ogółu – warto śledzić komunikaty MF i branżowe analizy. Na dziś rejestr jest publiczny, ale zakres wglądu może być modyfikowany. mddp-outsourcing.pl

Kto musi zgłosić się do CRBR

Obowiązek dotyczy przede wszystkim podmiotów wpisanych do KRS, m.in.: spółek osobowych i kapitałowych (w tym P.S.A.), spółdzielni (także europejskich), stowarzyszeń rejestrowych, fundacji, spółek europejskich, europejskich zgrupowań interesów gospodarczych, a także trustów spełniających określone warunki (np. powiernik ma siedzibę/miejsce zamieszkania w Polsce lub nawiązuje tu stosunki gospodarcze). biznes.gov.plpragmago.pl

Kto jest beneficjentem rzeczywistym (definicja + próg 25%)

„Beneficjent rzeczywisty” to zawsze osoba fizyczna, która bezpośrednio lub pośrednio sprawuje kontrolę nad podmiotem (np. przez udziały/akcje, prawa głosu, porozumienia), albo w imieniu której nawiązuje się stosunki gospodarcze. Jeżeli po przeanalizowaniu struktury nie da się ustalić takiej osoby – wskazuje się osobę na wyższym stanowisku kierowniczym (np. członka zarządu). Ustawowa kalkulacja często opiera się na progu 25%+ udziałów lub głosów (bezpośrednio lub pośrednio). Gov.pl

W strukturach wielopoziomowych szukamy osoby fizycznej „na szczycie” łańcucha własności – nawet jeśli kontrola jest pośrednia. RSM Poland

Jakie dane zgłasza się do CRBR

Dla beneficjenta rzeczywistego zgłasza się m.in.: imię i nazwisko, każde posiadane obywatelstwo, państwo zamieszkania, PESEL albo datę urodzenia (gdy brak PESEL), informację o wielkości i charakterze udziału lub uprawnień (np. procent udziałów/praw głosu, inne instrumenty kontroli). Zgłasza się też dane samego podmiotu (firma, KRS, NIP, forma, siedziba). Gov.pl

CRBR krok po kroku – instrukcja zgłoszenia online

1. Ustal beneficjentów rzeczywistych. Przeanalizuj kapitał/umowy/porozumienia, policz udziały bezpośrednie i pośrednie, sprawdź prawa głosu. Jeśli brak osoby spełniającej kryteria – wskaż „senior management”. Gov.pl
2. Wejdź na portal CRBR: crbr.podatki.gov.pl → Utwórz zgłoszenie. crbr.podatki.gov.pl
3. Wypełnij formularz danymi podmiotu oraz beneficjentów (jak wyżej).
4. Podpisz elektronicznie (profil zaufany lub podpis kwalifikowany). Jeśli musi podpisać kilka osób – wyeksportuj formularz do XML, podpisz kwalifikowanymi podpisami w zewnętrznej aplikacji i zaimportuj z powrotem („wczytaj zgłoszenie”). Gov.pl
5. Wyślij zgłoszenie i pobierz UPO / potwierdzenie.
6. Zachowaj dokumentację ustaleń (matryca właścicielska, uchwały, oświadczenia) – przyda się przy aktualizacjach i ewentualnej kontroli.

Pro tip: Na portalu CRBR działa także wyszukiwarka – sprawdzisz wpisy swojej spółki oraz związania beneficjenta z innymi podmiotami. crbr.podatki.gov.pl

Terminy, aktualizacje i kto składa zgłoszenie

• Termin podstawowy: co do zasady 14 dni od dnia wpisu podmiotu do KRS na pierwsze zgłoszenie, a przy zmianach – 14 dni od zmiany (dla zmian konstytutywnych – od ich wpisu do KRS; dla deklaratoryjnych – od ich zaistnienia). To dni kalendarzowe wynikające wprost z ustawy (art. 60 AML). sip.lex.plGov.pl
• Kto podpisuje: wyłącznie osoba uprawniona do reprezentacji (np. członek zarządu); pełnomocnik nie może złożyć zgłoszenia zamiast reprezentanta. Gov.pl
• Trusty i podmioty „specjalne”: mają odrębne reguły momentu powstania obowiązku – jeżeli trust „wchodzi” do polskiego porządku (np. nawiązuje stosunki gospodarcze w Polsce), zgłoszenie następuje w krótkim terminie przewidzianym w AML. Co w Prawie Piszczy

Kary i ryzyka za niezgodność

Za brak zgłoszenia, spóźnienie albo nieprawdziwe dane grozi administracyjna kara pieniężna do 1 000 000 zł. Postępowania prowadzą organy Krajowej Administracji Skarbowej (dyrektorzy IAS). W praktyce wymierzane kary bywają znacznie niższe, ale ryzyko sankcji i negatywnego PR pozostaje realne. sip.lex.plprawo.plPIT.pl

Najczęstsze błędy i jak ich uniknąć

• Błędne liczenie udziałów pośrednich. Zawsze schodzimy do osoby fizycznej i sumujemy wpływ bezpośredni i pośredni (w tym porozumienia akcjonariuszy). Udokumentuj algorytm ustaleń. Gov.pl
• Brak aktualizacji po zmianach (sprzedaż udziałów, zmiana obywatelstwa, nowe uprawnienia osobiste). Masz 14 dni – ustaw wewnętrzne alerty. Gov.pl
• Zgłoszenie przez „nieuprawnionego”. Formularz podpisuje reprezentant z KRS (ew. wielu reprezentantów – patrz eksport/import XML). Gov.pl+1
• Pominięcie beneficjenta „zarządowego”. Gdy nie da się ustalić właściciela-kontrolera, wpisujemy osobę na wyższym stanowisku kierowniczym (np. prezesa). Gov.pl
• Mylenie terminów 7 i 14 dni. Aktualny, ustawowy standard to 14 dni; starsze opracowania mogą wciąż podawać 7 dni. Zawsze weryfikuj stan prawny. sip.lex.plGoFin

FAQ: krótkie odpowiedzi na trudne pytania

Czy CRBR jest płatny?
Nie. Wpis i wyszukiwarka są bezpłatne. crbr.podatki.gov.pl

Czy dane w CRBR są publiczne?
Tak – rejestr jest jawny, choć w 2025 r. dyskutowano możliwe ograniczenia zakresu publicznego wglądu. Sprawdzaj komunikaty MF. Gov.plmddp-outsourcing.pl

Czy spółka publiczna musi zgłaszać BR?
Co do zasady spółki publiczne mają odrębne obowiązki i bywają wyłączone – weryfikuj zakres na podstawie ustawy AML i aktualnych wytycznych dla emitentów. (Patrz katalog podmiotów z art. 58 AML). biznes.gov.pl

Czy mogę powierzyć zgłoszenie kancelarii?
Treść formularza może przygotować doradca, ale wysyła i podpisuje wyłącznie reprezentant ujawniony w KRS. Gov.pl

Co, jeśli beneficjent ma kilka obywatelstw?
Należy zgłosić wszystkie posiadane. Gov.pl

Czy CRBR pokazuje, w jakich firmach dana osoba jest BR?
Tak – wyszukiwarka pozwala sprawdzić powiązania po PESEL (dla uprawnionych przypadków) oraz po danych spółki. crbr.podatki.gov.pl

Checklisty do wdrożenia w firmie

Checklist „przed pierwszym zgłoszeniem”:

• aktualna struktura właścicielska (w tym spółki-matki i porozumienia akcjonariuszy),
• wyliczenie udziałów i głosów pośrednich,
• dane BR: imię, nazwisko, obywatelstwa, państwo zamieszkania, PESEL/data urodzenia, charakter kontroli,
• decyzja, czy zachodzi przesłanka „senior management” (jeżeli brak możliwego do ustalenia właściciela-kontrolera),
• ustalony reprezentant do podpisu (profil zaufany / podpis kwalifikowany),
• krótkie uzasadnienie ustaleń – do akt AML (przyda się przy zmianach). Gov.pl+1

Checklist „po każdej zmianie”:

• czy zmienił się właściciel/akcjonariusz/umowa inwestycyjna?
• czy doszły/ubyły prawa głosu/porozumienia?
• czy zmieniły się dane osobowe BR (np. obywatelstwo)?
• czy minie 14 dni od wydarzenia (lub wpisu do KRS) – złóż aktualizację w terminie. Gov.pl

---

Podsumowanie dla praktyków

CRBR to obowiązek compliance, który można zaadresować w sposób powtarzalny: policz wpływ (>25% bezpośrednio/pośrednio), opisz charakter kontroli, wskaż ewentualnego „senior management”, złóż formularz online i utrzymuj aktualność w 14 dni. Dzięki temu unikasz kar i wzmacniasz przejrzystość organizacji.